Почніть планування переїзду заздалегідь. Уважно розрахуйте терміни, оцініть внутрішні ресурси компанії, визначте, хто, коли й за допомогою чого виконає ті чи інші роботи по переїзду.

Складіть і узгодьте з колегами проєкт розміщення робочих місць у новому офісі. Цей план стане Вашим головним помічником під час переїзду і заощадить немало часу і сил.

Подбайте про пакувальні матеріали. Вам знадобляться картонні коробки, повітряно-бульбашкова плівка, широкий скотч і пакувальний папір – все це можна знайти в інтернет-магазині "Мурашки".

У письмовій формі попередьте співробітників, партнерів, клієнтів Вашої компанії, а також супровідні служби про майбутній переїзд. Повідомте їм адресу і номер телефону нового офісу.

Колег попросіть усно, а також розішліть їм письмову інструкцію про те, коли й що потрібно зробити. Наприклад, кожен працівник компанії зобов'язаний до такого-то часу такого-то дня упакувати свої особисті речі, канцелярське приладдя, комп'ютерну периферію, документацію надані коробки, підписати їх із зазначенням Ф. І. Б. та № нового робочого місця, а також упакувати та промаркувати використовувані меблі та техніку з зазначенням № кабінету в новому офісі.

Упаковуючи, сортуйте речі. Несправні меблі та техніку, що не підлягає ремонту, а також непотрібну документацію утилізуйте на старому місці.

В кожному відділі призначте відповідального за упаковування речей і меблів.

Демонтаж і пакування офісного обладнання доручіть найбільш кваліфікованим в цій галузі співробітникам (наприклад, системним адміністраторам). Упаковуйте техніку відповідно до рекомендацій по транспортуванню, зазначеними в її інструкції.

Розбирання і пакування меблів починайте після того, як всі дрібні речі та документація будуть упаковані. Дотримуйтеся правил пакування різних видів меблів, використовуйте відповідні пакувальні матеріали. Також вам знадобляться наші поради по переїзду.

Важливі документи, архіви, бази даних, гроші та цінні речі перевезіть в надійне місце ще до початку переїзду.

Безпосередньо перевезення офісу плануйте на першу половину дня.

Якщо Ваша компанія має згуртованим і сильним чоловічим колективом, то вантажно-розвантажувальні роботи Вам напевно вдасться виконати самостійно. Пам'ятайте, що спочатку потрібно розміщувати великі предмети, фіксувати їх за допомогою спеціальних кріплень (якщо такі є у вантажівці) і лише потім завантажувати крихкі й дорогі речі. Не зайвим буде використовувати амортизуючий картон, який прокладається між предметами, що перевозяться.

У випадку якщо Ви не можете або не хочете залучати до вантажно-розвантажувальних робіт своїх колег, Вам знадобиться найняти вантажників. Зараз величезна кількість компаній пропонує послуги вантажників, однак знайти серед них надійну і відповідальну організацію непросто.

Якщо автопарк Вашої компанії містить вантажний автомобіль, то сміливо використовуйте його для транспортування офісного інвентарю та меблів, якщо ж ні – замовте послугу вантажного перевезення від транспортної компанії.

Зарезервуйте на день переїзду вантажний ліфт і паркувальне місце біля будівлі Вашого офісу.

По закінченню завантаження проконтролюйте, щоб все було завантажене і нічого не забуто. Йдучи, вимкніть електромережу, перекрийте крани, щільно закрийте вікна та двері.

В новому офісі розставте меблі на місця (згідно з планом), розпакуйте їх і зберіть, потім приступайте до розпакування інших речей. Для цього попросіть про допомогу колег.

Завершіть трудомісткий і складний процес переїзду загальним урочистим зібранням компанії. Подякуйте співробітникам за допомогу, побажайте їм нових професійних досягнень, випишіть їм премії.

Підсумуйте. Оцінюючи вигоду виконаного переїзду, зверніть увагу витрати часу та сил.