Як спланувати самостійний офісний переїзд?

Якщо Ви вирішили виконати переїзд офісу самостійно, ми підкажемо, що потрібно врахувати при його плануванні.

  • Почніть планування переїзду заздалегідь. Уважно розрахуйте терміни, оцініть внутрішні ресурси компанії, визначте, хто, коли і за допомогою чого виконає ті чи інші роботи по переїзду.

  • Складіть і узгодьте з колегами проект розміщення робочих місць у новому офісі. Цей план стане Вашим головним помічником під час переїзду і заощадить немало часу і сил.

  • Подбайте про пакувальні матеріали. Вам знадобляться картонні коробки, повітряно-бульбашкова плівка, широкий скотч і пакувальний папір – все це можна знайти в інтернет-магазині "Мурашки".

  • У письмовій формі попередьте співробітників, партнерів, клієнтів Вашої компанії, а також супровідні служби про майбутній переїзд. Повідомте їм адресу і номер телефону нового офісу.

  • Колег попросіть усно, а також розішліть їм письмову інструкцію про те, коли і що потрібно зробити. Наприклад, кожен працівник компанії зобов'язаний до такого-то часу такого-то дня упакувати свої особисті речі, канцелярське приладдя, комп'ютерну периферію, документацію надані коробки, підписати їх із зазначенням Ф. І. Б. та № нового робочого місця, а також упакувати і промаркувати використовувані меблі та техніку з зазначенням № кабінету в новому офісі.

  • Упаковуючи, сортуйте речі. Несправні меблі і техніку, що не підлягає ремонту, а також непотрібну документацію утилізуйте на старому місці.

  • В кожному відділі призначте відповідального за упаковку речей і меблів.

  • Демонтаж і упаковку офісного обладнання доручіть найбільш кваліфікованим в цій галузі співробітникам (наприклад, системним адміністраторам). Упаковуйте техніку у відповідності з рекомендаціями по транспортуванню, зазначеними в її інструкції.

  • Розбирання і пакування меблів починайте після того, як всі дрібні речі і документація будуть упаковані. Дотримуйтеся правил упаковки різних видів меблів, використовуйте відповідні пакувальні матеріали. Також вам знадобляться наші поради по переїзду.

  • Важливі документи, архіви, бази даних, гроші і цінні речі перевезіть в надійне місце ще до початку переїзду.

  • Безпосередньо перевезення офісу плануйте на першу половину дня.

  • Якщо Ваша компанія має згуртованим і сильним чоловічим колективом, то вантажно-розвантажувальні роботи Вам напевно вдасться виконати самостійно. Пам'ятайте, що спочатку потрібно розміщувати великі предмети, фіксувати їх за допомогою спеціальних кріплень (якщо такі є у вантажівці) і лише потім завантажувати крихкі і дорогі речі. Не зайвим буде використовувати амортизуючий картон, який прокладається між предметами, що перевозяться.

  • У випадку якщо Ви не можете або не хочете залучати до вантажно-розвантажувальних робіт своїх колег, Вам знадобиться найняти вантажників. В даний час величезна кількість компаній пропонує послуги вантажників, однак знайти серед них надійну і відповідальну організацію непросто.

  • Якщо автопарк Вашої компанії містить вантажний автомобіль, то сміливо використовуйте його для транспортування офісного інвентарю та меблів, якщо ж ні – замовте послугу вантажного перевезення від транспортної компанії.

  • Зарезервуйте на день переїзду вантажний ліфт і паркувальне місце біля будівлі Вашого офісу.

  • По закінченню завантаження проконтролюйте, щоб все було завантажене і нічого не забуто. Йдучи, вимкніть електромережу, перекрийте крани, щільно закрийте вікна та двері.

  • В новому офісі розставте меблі на місця (згідно з планом), розпакуйте їх і зберіть, потім приступайте до розпакування інших речей. Для цього попросіть про допомогу колег.

  • Завершіть трудомісткий і складний процес переїзду загальним урочистим зібранням компанії. Подякуйте співробітникам за допомогу, побажайте їм нових професійних досягнень, випишіть їм премії.

  • Підведіть підсумки. Оцінюючи вигоду виконаного переїзду, зверніть увагу витрати часу та сил.

Подумайте, може наступного разу варто доручити переїзд професіоналам.